Notice de protection des données personnelles des collaborateurs

Introduction

BMCI « Groupe BNP Paribas » accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette notice « Notice » vous fournit des informations transparentes et détaillées concernant le traitement de vos données personnelles par la BMCI en tant qu’employeur « nous ».

La présente Notice s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la BMCI, sous contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée, aux stagiaires, au personnel temporaire et aux candidats « Vous ». Les assistants externes sont expressément exclus du champ d’application de la présente Notice.

Cette notice vous permet de connaître quelles données personnelles nous recueillons à votre sujet, les raisons pour lesquelles nous utilisons et partageons ces données, la durée de leur conservation, vos droits et la manière dont vous pouvez les exercer.

1. Quelles données personnelles vous concernant collectons-nous et utilisons-nous ?

Nous collectons et utilisons les catégories de données personnelles conformément à la délibération Gestion des Ressources Humaines, diffusée par la CNDP sous la référence n°298-AU-2014 du 11/04/2014.

En considération de la nature de notre relation, nous sommes amenés à collecter et utiliser divers types de données personnelles, notamment :

• Informations d’identification (p. ex. nom complet, carte d’identité et renseignements sur le passeport, nationalité, lieu et date de naissance, sexe, photographie, vidéo, UID)
• Coordonnées privées et professionnelles (p.ex. les adresses postales et électroniques, le numéro de téléphone, les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence) ;
• Situation familiale (p.ex. état civil, personnes à charge et date de naissance) ;
• Numéro d’assurance sociale/numéro d’assurance national/numéro d’identification et plus généralement les identifiants et références des organismes sociaux Vous concernant ;
• Renseignements fiscaux (p.ex. numéro d’identification fiscale)
• Informations nécessaires au recrutement (p.ex. niveau d’études, CV, coordonnées, qualifications professionnelles, lettre de motivation, entretien, etc.)
• Informations sur l’emploi et données relatives à votre carrière au sein de la BMCI (p.ex. évaluations, informations sur les performances, mesures disciplinaires et de réclamation, violations du code de conduite et/ou des politiques et procédures de l’entreprise, rémunération, nominations internes, informations sur les formations, registre d’absence, notes de feedback, comptes rendus d’entretiens, compétences déclarées dans les outils de BNP Paribas);
• Données financières (p.ex. les détails des comptes bancaires et autres renseignements nécessaires à l’administration de la paie, des impôts, de la retraite, des pensions et des prestations);
• Renseignements relatifs à votre permis de travail (p.ex. statut de résident et d’immigration);
• Informations relatives à la gestion de la santé au travail, aux maladies professionnelles et aux incidents professionnels;
• Données relatives à l’organisation du travail (p.ex. agenda professionnel, enregistrement du temps de travail, journaux de connexion, accréditations, absences, congés);
• Données relatives à la fourniture d’équipements et d’appareils professionnels (p. ex. adresse IP, permis de conduire, équipements fournis à l’employé comme les véhicules, ordinateurs portables, smartphones, cartes de visite);
• Données relatives à la représentation professionnelle à l’égard de votre employeur (p.ex. élection des représentants syndicaux, informations relatives à la gestion du temps de travail);
• Informations concernant des déplacements professionnels;
• Enregistrement de données images et sons, vidéos et photos professionnelles lors des événements organisés par la BMCI,
• Enregistrement des appels téléphoniques dans le cadre du contrôle de la qualité de service;
• Enregistrement des communications vocales et électroniques dans le cadre de la prévention des abus de marché et respect du code de conduite;
• Données sur les réseaux sociaux (p.ex. profil LinkedIn) lorsqu’il est public et autorisé par les conditions générales des réseaux sociaux.

Nous pouvons collecter et utiliser les données sensibles suivantes uniquement lorsque la loi l’exige ou lorsque vous avez donné votre consentement :

• Données de santé;
• Renseignements sur les condamnations et sur les infractions. (Par exemple : Aux fins d’enquêtes ou de vérification des antécédents).

2. A qui s’adresse cette présente notice et auprès de qui collectons-nous des données personnelles ?

Nous collectons directement des données vous concernant auprès de Vous, mais aussi des données d’autres personnes qui vous sont liées:

• Les membres de votre famille
• Vos créanciers (par exemple en cas de retenue salariale);
• Les bénéficiaires de prestations

Lorsque Vous nous fournissez des données personnelles sur ces tiers comme les exemples énumérés ci-dessus, n’oubliez pas de les informer que nous traitons leurs données personnelles et de les diriger vers la présente Notice de Protection des Données Personnelles.

Nous pouvons aussi selon les cas, recueillir des renseignements supplémentaires auprès d’autres tiers, par exemple :

• D’anciens employeurs;
• D’administrateurs fiduciaires/gestionnaires de caisses de retraite;
• Des médias sociaux et d’autres sources publiques;

3. Pourquoi et pour quelles finalités nous traitons vos données personnelles ?

a. Pour l’exécution des finalités énumérées au niveau de la délibération n°298-AU-2014 :

L’autorisation de traitement qui a été obtenue par la BMCI est basée sur les dispositions de la délibération relative à la Gestion des Ressources Humaines, celle-ci couvre les finalités suivantes :

• La gestion du recrutement
• La gestion administrative des personnes concernées
• La gestion des carrières
• La gestion de la formation
• L’organisation du travail
• La gestion des outils informatiques
• La gestion des dossiers de santé

b. Pour se conformer aux exigences du Groupe BNP Paribas :

Par ailleurs, la BMCI peut traiter les données personnelles pour des finalités complémentaires relatives aux besoins de gestion des Ressources Humaines et aux exigences du groupe BNP Paribas :

• Gestion des cadeaux
• Droit d’alerte éthique (respect des personnes…)
• Droit d’image
• Criblage
• Respect du code de conduite
• Les enquêtes de satisfaction
• Prévenir les abus de marché pour surveiller et enregistrer les transactions, les appels et conversations téléphoniques (y compris voix sur IP), les communications électroniques (telles que courriels, conversations instantanées, SMS…) afin d’identifier celles qui s’écartent des activités ou des habitudes normales telles que les transactions personnelles ;
• Respecter les exigences d’honorabilité et de compétence (« Fit and Proper ») pour les membres des organes de direction et les titulaires de fonctions clés ;

c. Pour satisfaire à notre intérêt légitime :

Nous collectons et utilisons également vos données personnelles lorsque nous avons un intérêt légitime :

• Assurer la sécurité physique de nos bâtiments en particulier la vidéosurveillance et gérer l’accès aux bâtiments et au matériel de bureau (p.ex. badges, accès au restaurant de l’entreprise.
• Gérer les enquêtes d’opinion et les sondages ;
• Assurer la gestion des signatures autorisées et des délégations de pouvoirs ;
• Enregistrer, (ré)écouter et lire les appels téléphoniques de nos centres d’appels et de nos agences bancaires à des fins de formation et d’amélioration de nos services à la clientèle ou pour recueillir des preuves ;
• Surveiller votre utilisation de nos systèmes d’information et de communication, y compris la surveillance de l’usage d’internet et de la communication électronique (p.ex. les journaux de connexion pour la prévention de la perte de données) au moyen d’outils tels que l’outil de détection de fuites de données (DLP) et l’application des règles de sécurité (comme le blocage, le scan et la quarantaine de communications électroniques intégrant des pièces jointes) afin de :

-Assurer le respect de nos politiques internes, dont le code de conduite de la banque,
-Maintenir et respecter nos obligations internes en matière de sécurité et de confidentialité, par exemple assurer la sécurité des réseaux et de l’information, y compris la protection du groupe BNP Paribas contre des violations malveillantes ou involontaires de la sécurité des données

En cas de soupçon et/ou d’infraction aux règles de sécurité informatique, nous pourrions prendre les mesures nécessaires (par exemple, accéder aux communications électroniques et aux pièces jointes concernées par ce soupçon et/ou d’infraction) conformément aux réglementations applicables et aux normes et procédures de la BMCI.

Nous pouvons vous informer et vous proposer, sans ciblage individuel, certains produits et services fournis par les partenaires BMCI. Vous êtes alors libre de souscrire ou non à ces offres.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

a- Transfert des données à l’étranger vers BNP Paribas en France.

Nous pouvons transférer vos données personnelles vers le Groupe BNP Paribas en France, ce transfert est couvert par une autorisation CNDP afin de réaliser les finalités y afférentes, notamment la remontée des données SIRH au Groupe.

b- Communication d’informations en dehors du groupe BNP Paribas

Les données strictement nécessaires sont communiquées aux personnes physiques ou morales habilitées à les traiter en vertu d’une disposition légale ou en exécution d’un contrat, d’une convention ou d’un règlement. D’une manière générale, les données sont communiquées aux destinataires autorisées conformément à l’article 5 de la délibération de la CNDP 298-AU-2014.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos données personnelles pour la durée nécessaire au respect des dispositions légales et règlementaires applicables ou pendant la durée requise aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies.

6. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la règlementation en vigueur, Vous disposez des droits suivants :

Vous avez des droits qui vous permettent d’exercer un contrôle significatif sur vos données personnelles et la façon dont Nous les traitons.

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits, veuillez soumettre votre demande via l’adresse mail RH : casablanca_irs_bmci_drh_cndp@bnpparibas.com

6.1. Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles

Si Vous le souhaitez, Nous Vous fournirons les renseignements demandés conformément à la loi 09-08 et ses textes d’application.

Votre droit d’accès peut se trouver limité lorsque la réglementation le prévoit. C’est le cas de la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, qui nous interdit de Vous donner directement accès à vos données personnelles traitées à cette fin.

6.2. Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles

Si Vous considérez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, Vous pouvez demander qu’elles soient modifiées ou complétées. Dans certains cas, une (des) pièce(s) justificative(s) pourra(ont) Vous être demandée(s).

6.3. Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles

Si Vous le souhaitez, Vous pouvez demander, pour des motifs légitimes et dans les limites autorisées par la loi, la suppression de vos données personnelles.

6.4. Vous pouvez Vous opposer au traitement de vos données personnelles

A tout moment pour motif légitime, sauf à ce qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de continuer à les traiter ou que celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

6.5. Vous pouvez déposer une plainte auprès du régulateur

En plus des droits mentionnés ci-dessus, Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des données Personnelles (CNDP).

7. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions concernant l’utilisation de vos données personnelles en vertu de la présente notice, vous pouvez soumettre votre requête via la boite email : casablanca_irs_bmci_drh_cndp@bnpparibas.com .