La dématérialisation des documents qui consiste à la numérisation des documents papier comme les courriers, les factures et les bulletins de salaire. Aujourd’hui, 80% des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. Pourtant, 64% des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique de document

La dématérialisation consiste à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents (courriers, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs…) qui transitent au sein d’une organisation, notamment dans le cadre d’échanges avec ses clients, fournisseurs et partenaires.

La dématérialisation remplace ainsi des documents papier par des documents électroniques, première étape dans la mise en oeuvre d’une politique “zéro papier”.

La mise en place d’une solution de gestion électronique de document facilite l’intégration, l’organisation, la gestion et la récupération de ces derniers au format papier au sein de votre système d’information.

Dématérialiser les documents favorise une organisation efficace, efficiente et moins risquée, car l’information peut emprunter tous les canaux de diffusion à disposition dans l’entreprise et être partagée en temps réel avec n’importe quel interlocuteur. L’entreprise devient ainsi plus réactive vis-à-vis des clients, fournisseurs ou concurrents. Désormais l’information est classée, indexée et facilement retrouvée à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs évitent des actions répétitives pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

La dématérialisation des documents permet aussi de limiter les coûts associés au stockage des supports papier, aux photocopies et aux expéditions de courriers et factures. Du point de vue de la sécurité, elle permet une confidentialité assurée et une maîtrise des risques car les données dématérialisées permettent de conserver l’historique des entreprises, à contrario d’un document papier mal archivé qui devient vite une information perdue. D’autre part, les documents numérisés sont protégés des dangers de détérioration liés à un incendie ou à un dégât des eaux. Aussi, la mise en place de logiciels de gestion électronique de documents vous accompagne tout au long du cycle de vie du document numérisé, que ce soit au niveau des flux entrants, flux internes (ou workflow) et flux sortants.

La dématérialisation des échanges qui est un processus accéléré par le développement d’internet, vu que la qualité et l’efficacité dans les relations avec les collaborateurs, clients et partenaires sont largement dépendantes d’une Gestion Électronique du Courrier bien maîtrisée.

Autrement dit, la dématérialisation des courriers représente une étape importante de la transformation numérique et répond à un enjeu considérable. Concrètement, dématérialiser un courrier implique l’utilisation d’une plateforme collaborative afin d’automatiser son traitement et sa distribution. Les courriers sont triés ainsi automatiquement, identifiés et classifiés dans le bon dossier. Gain de temps, réduction des délais de réponses, prises de décision plus rapides… Toutes les informations sont intégrées dans un processus métiers pour une gestion plus optimisée.

La dématérialisation des processus métier qui représente un levier de fiabilité et de productivité pour les différents services d’une entreprise (achats, comptabilité, gestion commerciale, marketing, etc.). En plus de ses bénéfices traditionnels (sécurité, mobilité, gestion simplifiée des infrastructures), le cloud facilite l’interconnexion entre différentes solutions à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise et permet ainsi de construire un système d’information à la fois robuste et flexible. Les différentes briques métiers sont interconnectées.

Ainsi, les processus métier tels que les validations de documents (achat, investissement..) sont raccourcis, les prises de décision entre différents services internes (ex : finance & marketing) ou externes (ex : processus logistiques client-fournisseurs) sont plus rapides.

1. Un avantage économique lié à la réduction des coûts

Travailler sur des fichiers numériques permet de réduire les coûts d’impression en entreprise, mais aussi les coûts liés au stockage des archives.

En moyenne, les entreprises consacrent entre 5 et 15% de leur CA à la gestion des documents papier. Sans prétendre pouvoir dématérialiser tous les documents, on comprend que les organisations ont une forte marge de progression.

Les factures constituent par exemple un support coûteux à produire, échanger et traiter.

La dématérialisation des factures est devenue un élément important de la politique de réduction des coûts des entreprises. Si les avantages d’un tel dispositif sont nombreux, le passage à l’échange de factures électroniques doit respecter plusieurs contraintes pratiques et légales, tant au niveau du protocole d’échange de facturation choisie (structurée ou non structurée), que de l’authentification des acteurs (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique), étapes indispensables pour être en règle avec l’administration fiscale.

D’un point de vue logistique, la numérisation des documents limite la quantité de papier à stocker et permet donc de substantielles économies sur le plan de l’archivage, en réduisant le nombre de mètres carrés consacrés à celui-ci.

Ce gain de place est particulièrement intéressant pour les PME dont les locaux sont souvent saturés, et pour les entreprises externalisant leur archivage et donc s’acquittant de loyers de plus en plus élevés à la mesure de leur inflation documentaire.

Il s’agira pour l’entreprise de faire le point sur les règles encadrant ce dispositif fiscal, les différents types de dématérialisation possibles, et les étapes essentielles à la mise en place d’un tel système.

2. Un avantage organisationnel lié à l’amélioration de la performance

En limitant les impressions au profit des documents dématérialisés, les entreprises parviennent à améliorer la productivité de leurs collaborateurs. Ceux-ci perdent en effet moins de temps à chercher des fichiers numériques que des documents papier éparpillés dans les locaux.

En moyenne, un salarié passe 15% de son temps à lire une information et 50% à la chercher parmi la multitude de documents étant à sa portée. Un gain de productivité qui devrait rejaillir sur la rentabilité de l’entreprise.

De plus, l’amélioration des process internes à l’entreprise est souvent synonyme de meilleur service client car les échanges mail se font plus rapidement que les courriers, les corrections sont plus faciles, etc. C’est la garantie de relations commerciales de qualité avec vos partenaires.

La démocratisation des outils technologiques a permis de faciliter les échanges entre les clients et les fournisseurs et a rendu possible l’apparition de nouveaux canaux de distribution. Toujours plus connectés et exigeants, les clients attendent davantage de leurs relations avec leurs fournisseurs de services. Les entreprises doivent donc s’adapter à ces nouveaux comportements qui ne cessent d’évoluer et développer leur stratégie de marketing relationnel afin de se démarquer et rester compétitives.

Néanmoins, la digitalisation de la relation client ne consiste pas uniquement à créer un site internet et à être présent sur les réseaux sociaux. L’enjeu est d’utiliser les technologies afin d’interagir avec les clients, d’analyser les données récoltées et de les exploiter pour répondre au mieux à leurs attentes.

Propice au e-commerce et à tout autre contexte commercial qui évolue rapidement, l’utilisation d’une solution de gestion de la relation client (CRM) peut par exemple représenter un atout pour une entreprise. Cette solution lui permettra notamment d’identifier ses clients, d’assurer un suivi personnalisé et de les fidéliser.

Enfin, privilégier le format numérique permettra aux collaborateurs de travailler depuis n’importe quel endroit, ce qui répond à un besoin fort : le travail en mobilité.

3. Un avantage écologique lié à l’environnement

Privilégier le numérique au papier est évidemment un comportement éco-responsable à situer au coeur des valeurs des entreprises, qui deviennent de plus en plus soucieuses de leur impact écologique.

Sous les aspects écologiques, les avantages de la dématérialisation en entreprise se traduisent de différentes manières.

Gérer ses documents sur le web permet en effet de réduire son empreinte écologique avec efficacité, en consommant moins de ressources et en économisant des tonnes de papier.

Réduire le nombre d’impressions de documents et sa consommation de cartouches d’encre, c’est agir pour la protection de l’environnement.

L‘empreinte écologique du papier est en effet alarmante. Alors que 80% des forêts primaires ont disparu, 42% du bois exploité sert à fabriquer du papier. Cette industrie émet une grande quantité de gaz à effet de serre et recourt massivement à des produits chimiques dangereux.

À cet effet, tous les acteurs économiques devraient par ailleurs penser au recyclage de documents papier destinés à être jetés, en utilisant les versos non imprimés comme un cahier de brouillon par exemple.

1. La sécurité des données

Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. La présence des virus ainsi que le piratage constituent un réel danger. Cependant, il est très important de veiller à la sécurité du réseau informatique. La mise en place d’un Système d’Archivage Électronique et de logiciels de protection permettra d’interdire toute modification et suppression de tous les documents numérisés.

2. L’investissement

Certes la dématérialisation est une solution qui permet de réduire l’utilisation du papier dans le traitement des documents. Or, elle nécessite un investissement assez conséquent. En effet, pour limiter le risque de se trouver avec des problèmes de stockage plus tard, il faudrait acquérir des matériels performants et modulables, car les besoins en masse de stockage augmentent chaque jour ; toutefois, ces derniers coûtent très cher.

En même temps, il faudrait également prévoir les frais d’entretien. Nous parlons aujourd’hui d’archivage en ligne, une solution très efficace pour résoudre le problème d’archivage, qui permet le stockage des données dans un endroit sécurisé, accessible à tout moment et à tout endroit, comme Google Drive ou iCloud.

La dématérialisation au niveau du secteur public Marocain

Le secteur public marocain a connu une révolution digitale remarquable. Le but principal est de réconcilier le citoyen et l’administration en mettant à sa disposition l’ensemble des services proposés ainsi que les informations sollicitées. Le Ministère de l’industrie, du commerce et des nouvelles technologies a été nommé responsable de la promotion des technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un partenariat public-privé, la mutualisation des ressources et de leur utilisation au sein de l’administration publique et l’élaboration, en concertation avec les départements ministériels concernés par le programme d’administration électronique et la coordination de sa mise en oeuvre.

Pour atteindre cet objectif, le Gouvernement a engagé une politique de dématérialisation et de numérisation de nombreux documents administratifs qui commence à porter ses fruits. De nos jours, les citoyens marocains peuvent rechercher grâce à l’informatisation des procédures administratives les documents dont ils ont besoin et effectuer les démarches nécessaires pour se les procurer, sans avoir à se déplacer auprès des services compétents.

Plusieurs administrations se sont dotées d’un tel outil pour répondre aux besoins de leurs usagers ; nous parlons alors d’e-administration.

Le commerce extérieur au Maroc a mis en place PortNet, une plateforme performante initiée en 2008 par l’Agence

Nationale des Ports (Autorité Portuaire au Maroc). PortNet est le fruit de l’alliance stratégique des communautés portuaires et du commerce international. Il s’agit d’un outil propre au Gouvernement marocain visant la mise en oeuvre de plusieurs stratégies sectorielles en vue de l’amélioration du climat des affaires, des échanges commerciaux, de la compétitivité portuaire et logistique et de la généralisation, sans oublier pour autant l’innovation dans les services e-gov. En fait, PortNet est un modèle réussi pour le partenariat national entre l’administration et le secteur privé dans la perspective d’améliorer le climat des affaires.

PortNet s’est allié à l’ensemble des banques pour développer le Trade direct. Il s’agit d’une solution de gestion dématérialisée des crédits documentaires via la plateforme du guichet unique.

Comme toutes les banques, la BMCI a opté à son tour pour l’utilisation de cet outil qui lui a permis une dématérialisation de bout en bout de tout le cycle de vie des crédits documentaires, un allégement des tâches quotidiennes du front et du back office ainsi que des économies remarquables au niveau du coût lié au papier et à l’archivage.

C’est le cas aussi de la justice : les justiciables peuvent suivre l’évolution de leurs affaires. L’informatisation du registre du commerce est également de nature à rendre service à tous les acteurs qui interviennent dans le monde des affaires. La CNSS aussi permet à ses usagers d’avoir des informations concernant leur situation à travers sa plateforme DAMANCOM.

D’autres plateformes verront le jour d’ici 2020 afin de faciliter la vie quotidienne du citoyen marocain.

La dématérialisation au niveau du secteur privé au Maroc

Le secteur privé à son tour a bien eu sa part du gâteau : les entreprises marocaines sont dans l’obligation d’adhérer à l’ère de la dématérialisation afin d’être au rendez-vous et faire face aux exigences du marché, là où la concurrence devient de plus en plus acharnée.

Désormais, la dématérialisation sera présente dès la naissance de l’entreprise car même la création juridique d’une entité va se dématérialiser ; la voie électronique sera l’unique guichet pour créer une entreprise. Tous les documents y afférents devront également être déposés via une plateforme électronique nommée l’Ompic, qui constituera le guichet unique pour centraliser l’ensemble des démarches administratives.

Les centres régionaux d’investissement, les comptables, les notaires et les avocats auront la main pour intervenir via la plateforme dans le processus de création d’entreprise. Le dépôt des documents tels que les statuts de la société, le certificat négatif au format papier auprès des administrations concernées ne sera plus obligatoire.

Il permettra de mettre tout en oeuvre pour rendre ses bases de données accessibles, et faciliter les recherches en ligne.

L’utilisateur peut déjà accéder à différents moteurs de recherche, en relation avec les bases de données de l’Ompic, ainsi qu’avec des bases de données internationales, grâce à des critères de classification pertinents, et des outils informatiques conviviaux.